Ketterää ja turvallista tiedonsiirtoa

Evolver toteutti VPS:lle yrityksen pääjärjestelmän vaihtamisen yhteydessä tietojen siirron uuteen järjestelmään. Projekti oli saatava nopeasti maaliin katkaisematta missään vaiheessa vanhan järjestelmän käyttöä. “Onneksi törmäsimme Evolveriin, koska he pystyvät tekemään nopeasti haastavaa!” toteaa yhteyspäällikkö Laivo.

VPS Henkilöstöpalvelu tarjoaa henkilöstöpalveluja valtakunnallisesti. Kun vuoden 2023 lopulla vanha järjestelmä lopetti toimintansa, oli ensisijaisen tärkeää saada keskeiset tiedot nopeasti turvaan.

“Vanha järjestelmä sammutti valonsa viime vuoden lopulla ja meillä oli suhteellisen kiire aikataulu saada uusi järjestelmä toimimaan”, kertoo VPS Henkilöstöpalvelun yhteyspäällikkö Maija Laivo.

Käytännössä kaikki tieto siirrettiin vanhasta järjestelmästä uuteen, mikä käsitti hakijat, nykyiset ja entiset työntekijät sekä asiakasrekisterin ja -tapahtumat. Puhutaan tuhansista henkilö- ja organisaatiotason tietueista sekä yli 100 000 tapahtumasta.

Evolverin ratkaisumuotoilija Jussi Paalanen kertoo, että rajapintojen puuttumisen ja suuren datamäärän vuoksi tiedon siirtäminen ei ollut järkevää perinteisen Excel-viennin keinoin: “Datamassa oli niin valtava, että Excelin rajoitukset eivät olisi mahdollistaneet suuren datamäärän käsittelyä tehokkaasti.”

Ratkaisuna Evolver rakensi RPA-robotin datan hakemiseen. Vanhasta järjestelmästä haettu data tallennettiin välitietokantaan, josta se lopulta vietiin uuteen järjestelmään entistä ehompana.

Toteutus tehtiin tietoturvasta tinkimättä

Liiketoimintakriittisen tiedon hallinnoinnissa ja käsittelyssä on tärkeää kiinnittää huomiota tietosuojaan ja tietoturvaan. Turvallista tiedonsiirtoa varten rakennettu oma suojattu välitietokanta piti tiedon koko ajan turvassa.

“Vain tätä projektia varten rakennetun ympäristön avulla minimoitiin käytetyn työkaluston mahdolliset tietoturva-aukot. Se oli tilapäinen ympäristö, johon ei asennettu mitään ylimääräistä.”, Paalanen kuvaa ja jatkaa:

“Mitä enemmän samaa laitetta käytetään erilaisiin tarkoituksiin asentaen sille kasvava määrä sovelluksia, sitä suuremmaksi hyökkäysvektorien on mahdollista kasvaa. Siksi tällainen karsinointi on tehokas tapa suojata tietoa.”

Toiminnan jatkuvuus turvattiin siirron aikana

Oman lisämausteensa projektiin toi se, että vanhan järjestelmän käyttöä ei poikkeuksellisesti voitu katkaista missään vaiheessa, koska uutta aineistoa tuli jatkuvasti valmiiksi suuren datamäärän päälle. “Se oli sellainen lennosta vaihto se meidän koko projektimme”, Laivo naurahtaa.

Paalasen mukaan normaalisti tuotannossa olevaan järjestelmään sovitaan katkoja, kun tietoa siirretään. Nyt toiminnan pysäyttäminen ei ollut vaihtoehto, minkä vuoksi kehitettiin mekanismi, joka salli tiedonsiirron taustalla toimintaa keskeyttämättä.

“Lähdejärjestelmään syntyi koko ajan uutta dataa, joten kehitimme mekanismin, jonka avulla saimme ajettua sitä suurta datamassaa kohdejärjestelmään pala kerrallaan. Se toimi varsin hyvin mutta oli teknisesti iso haaste.”, Paalanen kuvaa.

Uuden datan syntyminen rauhoitettiin vasta aivan projektin loppumetreillä, jotta loputkin tiedot saatiin siirrettyä.

“Loppuvaiheessa kielsimme uusien tapahtumien lisäämisen, jotta saisimme kaiken ajettua ulos ajallaan eikä vanhaan järjestelmään pääse syntymään mitään kriittistä uutta dataa. Muuten tiedonsiirto vaikutti hyvin vähän meidän toimintaamme.”, Laivo kuvaa.

Tiedon laatu parani

Yhtenä onnistumisen kulmakivenä voidaankin pitää tiedonsiirron toteuttamistavan mahdollistamaa tiedon oikeellisuuden ja laadun tarkistamista. Uuteen järjestelmään ei siis vain syötetty tietoa – siihen tehtiin myös laadullinen päivitys.

“Kun vanhasta järjestelmästä haettiin tietoa pois RPA-robotilla, se tallennettiin ensin välitietokantaan ja vasta sieltä lähdettiin viemään uuteen järjestelmään. Tämä mahdollisti datan tarkastelun ja sen laadun korjaamisen matkan varrella.”, Paalanen sanoo.

“Oli hyvä, että pystyimme korjaamaan virheellistä dataa tässä vaiheessa. Nyt kaikki on uudessa järjestelmässä linjassa ja vertailukelpoista muiden kanssa!” Laivo iloitsee.

Paalanen pitää tärkeänä, että dataa ei vain siirretä vaan myös tarkistetaan tällaisissa projekteissa: “Pohditaan koko ajan, josko jonkin asian voi tehdä uudessa järjestelmässä järkevämmin. Se vaatii teknisen toteutuskyvyn ohella viestintää niin asiakasorganisaation kuin järjestelmän toimittajan kanssa.”

“Viestintä toimi koko projektin ajan todella hyvin ja reaaliajassa. Vaikkemme olleet videopuhelun ääressä, pystyimme viestimään todella hyvin ja nopeasti.”, Laivo lisää.

VPS selätti järjestelmävaihdon haasteet Evolverin avulla

Toteutus oli ketterä ja teknisistä haasteista sekä vaikeasta tilanteesta selvittiin Evolverin asiantuntemuksen ja hyvän kommunikoinnin avulla.

“Vaikka aikataulu oli nopea työmäärään nähden, saatiin kaikki tarvittava tieto ulos ajallaan. Ilman Evolveria olisimme olleet kirjaimellisesti pulassa.”, Laivo kiittelee.

Laivo arvioi, että Evolverin asiantuntevalla ohjauksella ja selkeällä viestinnällä oli suuri vaikutus projektin onnistumiseen: “Eihän meillä ollut käsitystä täällä päässä, kuinka isosta työstä on oikeasti edes kyse, mutta Evolverin kanssa kaikki hoitui hyvin. Jussin taito avata työvaiheita selkeästi ja niin, että maallikkokin ymmärtää, piti meidät jatkuvasti ajan tasalla. Voin lämpimästi suositella.”

“Konsultin rooliin kuuluu kyky kommunikoida teknisistä asioista liiketoimintatasolle ja ymmärtää myös sitä teknistä puolta. On aina hienoa kuulla, jos siinä onnistuu.”, Paalanen kommentoi.

“Olemme tyytyväisiä lopputulokseen. Aikataulu huomioon ottaen meillä oli tosi kyseessä ja mielestäni saimme tiedonsiirron mallikkaasti loppujen lopuksi maaliin.”, Laivo iloitsee.